Personeelsplanning maken voor een klein bedrijf: regels en tips

De regels waar elk rooster aan moet voldoen

Voor volwassen werknemers gelden onder de Arbeidstijdenwet deze hoofdregels. Je cao kan ruimer of strenger zijn.

Regel	Norm
Maximale arbeidstijd per dienst	12 uur
Maximale arbeidstijd per week	60 uur
Gemiddeld per 4 weken	55 uur per week
Gemiddeld per 16 weken	48 uur per week
Rust tussen twee diensten	11 uur, eens per 7 dagen in te korten tot 8 uur
Wekelijkse rust	36 uur aaneengesloten per 7 dagen, of 72 uur per 14 dagen
Pauze	Vanaf 5,5 uur werk 30 min, vanaf 10 uur werk 45 min

Voor jongeren onder de 18 en voor nachtdiensten gelden strengere regels. Plan je nachtdiensten, kijk dan apart naar de maxima voor nachtarbeid.

Rooster bekendmaken en wijzigen

Volgens de Arbeidstijdenwet maak je het rooster minstens 28 dagen vooraf bekend, tenzij je cao of ondernemingsraad iets anders heeft afgesproken. Een wijziging is mogelijk als dat door onvoorziene omstandigheden nodig is. Communiceer wijzigingen direct en op één vaste plek, zodat niemand op een oud rooster werkt.

Oproepkrachten

Voor oproepkrachten geldt de vierdagentermijn uit artikel 7:628a BW:

Roep je iemand minder dan 4 dagen van tevoren op, dan mag hij weigeren.
Zeg je een oproep binnen 4 dagen af of verander je de tijden, dan heeft hij recht op loon voor de oorspronkelijk geplande uren.
Na 12 maanden moet je een oproepkracht een vaste urenomvang aanbieden op basis van het gemiddelde van het afgelopen jaar.

Zo maak je elke week een rooster in vier stappen

Begin met de vraag. Hoeveel mensen heb je per dag of per dagdeel nodig, per klus of afdeling? Gebruik de uren van dezelfde week vorig jaar of van de afgelopen weken.
Zet het vaste deel neer. Contracturen en vaste dagen eerst, liefst door de vorige week te kopiëren of een sjabloon te gebruiken.
Verwerk uitzonderingen. Verlof, ziekte, cursussen en beschikbaarheid van oproepkrachten.
Controleer en publiceer. Check rusttijden en maxima, en publiceer zodat iedereen een melding krijgt.

Plan diensten per klus of afdeling in plaats van alleen per persoon. Dan zie je na afloop meteen of de geplande uren klopten met de gewerkte uren, en wat een klus echt heeft gekost.

Gepland versus gewerkt

Een rooster is pas waardevol als je het naast de werkelijkheid legt. Werken mensen structureel langer dan gepland, dan heb je onderbezetting of je schat klussen te krap in. Werken ze korter, dan betaal je misschien voor stilstand. Vergelijk daarom elke week gepland versus geklokt, per medewerker en per klus.

Personeelsplanning in UrenApp

Het planbord in het UrenApp-werkgeversportaal zet medewerkers naast de dagen van de week. Je sleept diensten op hun plek, kopieert een week of gebruikt sjablonen, en plant per klus, afdeling of vestiging. Publiceer je, dan krijgt je team een melding in de gratis UrenApp en ziet iedereen zijn diensten op zijn telefoon; een spoeddienst krijgt een aparte melding. Tijdens de week zie je live wie bezig is en hoeveel er al geklokt is ten opzichte van gepland. Planbord en stempelklok zitten in elk pakket; de eerste medewerker is gratis.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik het rooster bekendmaken?

De Arbeidstijdenwet gaat uit van minstens 28 dagen vooraf, tenzij in de cao of met de ondernemingsraad een andere termijn is afgesproken. Bij onvoorziene omstandigheden mag je het rooster later nog wijzigen.

Wat als ik een oproepkracht binnen 4 dagen afzeg?

Dan heeft de oproepkracht recht op loon voor de uren waarvoor hij was opgeroepen. Roep je binnen 4 dagen op, dan mag de oproepkracht weigeren zonder gevolgen.

Hoeveel pauze moet er in een dienst zitten?

Bij meer dan 5,5 uur werk minstens 30 minuten, die je mag splitsen in twee keer 15 minuten. Bij meer dan 10 uur werk minstens 45 minuten. Je cao kan andere afspraken bevatten.

Kan ik een rooster van vorige week hergebruiken?

Ja, en dat scheelt veel tijd. Kopieer de week en pas alleen de uitzonderingen aan: verlof, ziekte en extra drukte.