UrenAppDigitale werkbon: wat erop moet en hoe je er sneller mee factureert
Een werkbon legt vast welk werk er bij een klant is gedaan: wie, waar, wanneer, hoeveel uur, welke materialen, en of de klant akkoord is. Met een digitale werkbon vult de monteur dat op zijn telefoon in, tekent de klant af op het scherm en staat alles meteen bij kantoor. Zo kun je dezelfde dag factureren in plaats van weken later, en verdwijnt er geen bon meer in de bus.
Wat staat er op een goede werkbon?
| Onderdeel | Voorbeeld |
|---|---|
| Werkbonnummer | 2026-041 |
| Klant en contactpersoon | Familie Bakker, mevrouw Bakker, 06-… |
| Adres van het werk | Dorpsstraat 12, Ede |
| Omschrijving van de opdracht | Zolder isoleren en twee wandcontactdozen plaatsen |
| Datum en uitvoerder(s) | 16 september, Anna en Chris |
| Gewerkte uren | 07:00–16:00, 30 min pauze, per persoon |
| Materialen | 12 m² isolatieplaat, 2 WCD's, 15 m kabel |
| Bevindingen en vervolg | Lekkage bij dakraam gemeld, offerte volgt |
| Akkoord klant | Naam, handtekening, datum en tijd |
Leg ook foto's vast van de situatie voor en na. Dat scheelt discussie, zeker bij storingen en verborgen gebreken.
Waarom papieren werkbonnen geld kosten
Papieren werkbonnen gaan langs veel handen: monteur, bus, kantoor, administratie. Onderweg gebeurt het volgende:
- Vertraging. De factuur gaat pas de deur uit als de bon terug is op kantoor, vaak een tot drie weken later. Dat is werkkapitaal dat stilligt.
- Vergeten materiaal. Wat niet op de bon staat, factureer je niet. Kleine onderdelen tellen over een jaar flink op.
- Overtypen. Iemand op kantoor tikt alles opnieuw in, met de kans op fouten.
- Onleesbaar of kwijt. Een natte bon of een verloren blok betekent naar de klant bellen.
Van werkbon naar factuur in één stap
Een digitale werkbon is gekoppeld aan de planning, de geklokte uren en je artikellijst. Is het werk klaar en heeft de klant afgetekend, dan zijn alle gegevens voor de factuur al bekend: uren × uurtarief, materialen × prijs, eventueel volgens een vooraf afgesproken offerte.
Let er bij de factuur op dat die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst: een doorlopend factuurnummer, factuurdatum, je naam, adres, btw-identificatienummer en KVK-nummer, de gegevens van de klant, een omschrijving van het werk, de datum van uitvoering, de bedragen en het btw-tarief.
Werkbonnen in UrenApp
Met de module Werkbonnen & projecten (€ 22 per maand) in het UrenApp-werkgeversportaal maak je klussen met adres, klant, prioriteit, nummering en status. Je team ziet de werkbon in de app met adres, contactpersoon en instructies, met één tik route of bellen. Uren worden direct op de klus geklokt en materiaal boeken ze vanuit de app als jij dat toestaat. De klant tekent af, en met de module Offertes & facturen staat de factuur automatisch klaar zodra de werkbon is afgerond: op basis van de geklokte uren, de offerte of een prijsindicatie. De factuur-pdf heeft een betaal-QR voor de bankapp. Zolang de bèta loopt zijn alle modules gratis.
Checklist digitale werkbon
- Elke klus krijgt een uniek nummer en hangt aan een klant.
- Uren komen uit de stempelklok, niet uit het geheugen.
- Materiaal wordt geboekt op het moment van gebruik.
- De klant tekent af, met datum en tijd.
- Afgerond betekent: factuur klaar, dezelfde dag.
- Werkbon, factuur en foto's blijven 7 jaar bewaard.
Veelgestelde vragen
Is een werkbon wettelijk verplicht?
Nee, een werkbon zelf is niet verplicht. Hij is wel je belangrijkste bewijs bij discussie over de factuur, en de basis voor een correcte factuur die wel aan wettelijke eisen moet voldoen.
Wat is het verschil tussen een werkbon en een factuur?
Een werkbon beschrijft het uitgevoerde werk en wordt meestal door de klant afgetekend. De factuur is het fiscale document waarmee je betaling vraagt, met factuurnummer, btw en bedragen. Een goede werkbon bevat alles wat je voor de factuur nodig hebt.
Hoe lang moet ik werkbonnen bewaren?
Werkbonnen die als onderbouwing van je facturen en administratie dienen, vallen onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
Kan de klant digitaal aftekenen?
Ja. Een handtekening op het scherm, of een akkoord via een link, legt vast dat de klant het werk heeft gezien. Leg erbij vast wanneer en door wie er is getekend.
Bronnen en wetteksten
Dit artikel is met zorg samengesteld en geeft de stand van zaken op de datum hierboven. Het is geen juridisch of fiscaal advies; check bij twijfel de wettekst, je cao of een adviseur.