Is urenregistratie verplicht voor werkgevers? (2026)

Wat zegt de wet precies?

Artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet (ATW) verplicht de werkgever om een deugdelijke registratie bij te houden van de arbeids- en rusttijden van zijn werknemers. Die registratie moet zo zijn ingericht dat de Nederlandse Arbeidsinspectie kan nagaan of je je aan de regels houdt: hoe lang er per dienst en per week wordt gewerkt, of er voldoende pauze is en of de rusttijd tussen twee diensten klopt. Het Arbeidstijdenbesluit schrijft voor dat je deze gegevens minstens 52 weken bewaart, gerekend vanaf de dag waarop de uren zijn gewerkt.

Daarnaast speelt de Wet minimumloon. Sinds 1 januari 2024 geldt er een wettelijk minimumuurloon. Je moet dus per gewerkt uur kunnen aantonen dat je minstens het minimumloon hebt betaald. Zonder betrouwbare urenregistratie is dat in de praktijk niet te bewijzen.

Het Europese Hof: objectief, betrouwbaar en toegankelijk

Op 14 mei 2019 oordeelde het Hof van Justitie van de EU in de zaak C-55/18 dat lidstaten werkgevers moeten verplichten een systeem in te voeren waarmee de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer wordt gemeten. Het Hof gebruikte drie woorden die je moet onthouden: het systeem moet objectief, betrouwbaar en toegankelijk zijn.

Nederland heeft de wet daar (stand november 2026) niet apart op aangepast, omdat de Arbeidstijdenwet al een registratieplicht kent. Wel worden de woorden van het Hof gebruikt om te beoordelen of een registratie deugdelijk is. Een urenbriefje dat aan het eind van de maand uit het hoofd wordt ingevuld, haalt die lat niet.

Welke gegevens moet je vastleggen?

De wet geeft geen invulformulier, maar om aan te tonen dat de ATW wordt nageleefd heb je per medewerker per dag in elk geval nodig:

Gegeven	Waarom
Begin- en eindtijd van de dienst	Maximale arbeidstijd per dienst (12 uur) en per week (60 uur)
Pauzes	Bij meer dan 5,5 uur werk minimaal 30 minuten, bij meer dan 10 uur 45 minuten
Rusttijd tussen diensten	Minimaal 11 uur, eens per 7 dagen in te korten tot 8 uur
Totaal per week en per periode	Gemiddeld maximaal 48 uur per week over 16 weken
Afwijkingen: ziek, verlof, nachtdiensten	Voor de loonadministratie en de nachtdienstregels

Praktisch: laat medewerkers zelf in- en uitklokken op het moment zelf. Dan klopt de tijd, hoef jij niets over te typen en heb je bij een controle meteen een overzicht per persoon en per week.

Wie controleert dit en wat riskeer je?

Toezicht ligt bij de Nederlandse Arbeidsinspectie (voorheen Inspectie SZW). Inspecteurs vragen bij een bezoek of onderzoek de registratie op. Kun je die niet laten zien, dan is dat op zichzelf al een overtreding, los van de vraag of er echt te lang is gewerkt. De boetes zijn vastgelegd in een beleidsregel en lopen op per betrokken werknemer.

Minstens zo belangrijk is het civiele risico. Stapt een (oud-)medewerker naar de rechter omdat er overuren niet zijn betaald, dan moet jij de gewerkte tijd kunnen weerleggen. Zonder registratie wordt het jouw woord tegen het zijne.

Papier, Excel of een app?

De wet schrijft geen vorm voor. Wat telt is of de registratie objectief, betrouwbaar en toegankelijk is:

Papieren urenbriefjes zijn objectief als ze dagelijks worden ingevuld, maar raken kwijt en zijn lastig op te tellen.
Excel is makkelijk, maar iedereen kan alles achteraf aanpassen zonder dat je ziet wie wat wanneer veranderde.
Een stempelklok-app legt de tijd vast op het moment zelf, bewaart elke correctie met reden en levert per week een totaal op.

Een uitgebreide vergelijking staat in Urenregistratie in Excel of in een app?.

Zo regel je het met UrenApp

In het werkgeversportaal van UrenApp zet je diensten op het planbord. Je team klokt in en uit in de gratis UrenApp, met pauzes en wisselen tussen klussen. Jij ziet live wie aan het werk is en per medewerker de uren per dag en per week. Corrigeer je een tijd vanaf je bureau, dan vraagt het portaal om een reden en komt de wijziging in het logboek; je medewerker krijgt er een melding van. Vergeten uit te klokken? Een sessie sluit na 16 uur automatisch en staat als afwijking op de pagina Stempelklok. Alles is als CSV te exporteren voor je loonadministratie.

Checklist voor werkgevers

Leg per medewerker per dag begin, eind en pauze vast, op het moment zelf.
Zorg dat correcties te herleiden zijn: wie, wanneer, waarom.
Bewaar de registratie minimaal 52 weken, en 7 jaar voor wat in de loonadministratie terechtkomt.
Controleer maandelijks op te lange diensten, te korte rust en ontbrekende pauzes.
Vertel je team welke gegevens je vastlegt en waarom (AVG), en betrek je ondernemingsraad als je die hebt.

Veelgestelde vragen

Geldt de registratieplicht ook voor een klein bedrijf met twee medewerkers?

Ja. De Arbeidstijdenwet kent geen ondergrens. Zodra je iemand in dienst hebt, ook een oproepkracht of bijbaner, moet je de arbeids- en rusttijden kunnen laten zien.

Moet ik ook de uren van zzp'ers registreren?

Nee, de Arbeidstijdenwet geldt voor werknemers. Voor de facturatie en het bewijs van de opdracht is het wel verstandig om de gewerkte uren van ingehuurde zzp'ers vast te leggen. Uitzendkrachten vallen onder de registratie van het bedrijf waar ze werken.

Is een Excel-lijst genoeg?

Formeel schrijft de wet geen vorm voor. Een Excel-lijst die achteraf wordt ingevuld is alleen kwetsbaar als bewijs, omdat iedereen hem ongemerkt kan aanpassen. Een systeem dat de tijd vastlegt op het moment zelf en elke wijziging logt, is bij een controle of geschil veel sterker.

Hoe lang moet ik de urenregistratie bewaren?

Voor de Arbeidstijdenwet minimaal 52 weken. Gebruik je de uren ook voor de loonadministratie, dan geldt de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor die gegevens.

Wat gebeurt er als ik geen registratie heb?

De Nederlandse Arbeidsinspectie kan dan niet controleren of je de regels naleeft en kan een boete opleggen. Bij een geschil over overuren of loon sta je bovendien zwakker, omdat je de uren van je medewerker niet kunt weerleggen.