Urenregistratie voor zzp'ers en het urencriterium van 1.225 uur

Waarom urenregistratie voor zzp'ers geld oplevert

Als ondernemer in de inkomstenbelasting heb je recht op een aantal ondernemersaftrekken. De bekendste zijn de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Beide krijg je alleen als je voldoet aan het urencriterium. De zelfstandigenaftrek wordt wel snel kleiner:

Ook bij een lager bedrag blijft het urencriterium belangrijk. Het bepaalt of je de startersaftrek krijgt en het speelt mee bij andere regelingen voor ondernemers. Bovendien is een goede urenadministratie de basis voor eerlijke facturen.

Wat is het urencriterium precies?

Je voldoet aan het urencriterium als je in een kalenderjaar:

1. minstens 1.225 uur besteedt aan je onderneming, en
2. meer dan de helft van je totale arbeidstijd aan je onderneming besteedt als je daarnaast in loondienst werkt. Starters zijn van deze tweede eis uitgezonderd.

Werk je parttime als zzp'er, dan geldt geen lagere grens: de 1.225 uur blijft staan. Alleen bij blijvende arbeidsongeschiktheid geldt een verlaagd criterium van 800 uur.

Welke uren tellen mee?

Hoe bewijs je je uren?

De Belastingdienst gaat ervan uit dat jij aannemelijk maakt dat je aan het urencriterium voldoet. In rechtszaken over dit onderwerp valt keer op keer hetzelfde op: wie achteraf een overzicht reconstrueert, verliest vaak. Rechters accepteren een specificatie die pas bij een controle is gemaakt, of die niet aansluit bij facturen en agenda, regelmatig niet.

Een sterke onderbouwing bestaat uit:

• een urenregistratie die je dagelijks of wekelijks bijhoudt, met datum, begin- en eindtijd en een korte omschrijving;
• facturen die aansluiten op de declarabele uren;
• agenda, mails en reisgegevens als ondersteunend bewijs;
• een jaaroverzicht met het totaal, apart voor ondernemingsuren en eventuele uren in loondienst.

Zo houd je het vol

Het grootste probleem is niet de regel maar de discipline. Een paar gewoontes maken het verschil:

1. Registreer elke dag, niet aan het eind van de maand. Dertig seconden per dag kost minder tijd dan één avond reconstrueren.
2. Gebruik vaste categorieën: klantwerk, administratie, acquisitie, reistijd, scholing.
3. Zet een herinnering op je telefoon voor het eind van de werkdag.
4. Kijk elk kwartaal of je op koers ligt: 1.225 uur is gemiddeld zo'n 24 uur per week over 52 weken.

Rekenvoorbeeld

Een zzp'er werkt gemiddeld 22 uur per week bij klanten, besteedt 3 uur aan administratie en acquisitie en reist 2 uur per week naar klanten. Over 46 werkweken (zonder vakantie) is dat 27 × 46 = 1.242 uur. Dat haalt het criterium net. Een paar weken ziekte of minder opdrachten en je zit eronder. Juist dan is een nauwkeurige registratie het verschil tussen wel en geen aftrek.