UrenAppStempelklok-app voor je team: zo werkt digitaal in- en uitklokken
Met een stempelklok-app klokken medewerkers in en uit op hun eigen telefoon, op de werkplek, bij de klant of op de bouwplaats. De begin- en eindtijd, pauzes en klussen komen meteen bij de werkgever binnen, zonder prikklok aan de muur of urenbriefjes. Je moet medewerkers wel vooraf informeren over wat je vastlegt (AVG). Heb je een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht. Vingerafdrukken of continue locatievolging zijn bijna nooit toegestaan.
Wat is een stempelklok-app?
Een stempelklok, prikklok of tikklok registreert wanneer iemand begint en stopt met werken. Vroeger hing er een kastje aan de muur met kaarten of pasjes. Een stempelklok-app doet hetzelfde, maar dan op de telefoon van je medewerker. Dat heeft drie grote voordelen:
- Overal klokken. Ook monteurs, schoonmakers en bouwvakkers die nooit op de zaak komen, klokken op het moment zelf.
- Meteen zichtbaar. Jij ziet live wie er bezig is en sinds wanneer, in plaats van vrijdag de briefjes te verzamelen.
- Geen overtypen. De uren staan direct in je overzicht en gaan zonder tussenstap naar de loonadministratie.
Hoe werkt in- en uitklokken in de praktijk?
- De medewerker opent de app en ziet de dienst van vandaag, met klus en adres.
- Eén tik op Inklokken start de tijd. Pauze en hervatten werken net zo.
- Gaat hij door naar een andere klus, dan wisselt hij in de app; de tijd per klus wordt apart bijgehouden.
- Bij Uitklokken ziet hij een overzicht van de dag en bevestigt hij.
- De werkgever ziet de geklokte tijd naast het rooster, met afwijkingen gemarkeerd.
Wat moet je regelen voor AVG en ondernemingsraad?
Tijdregistratie is verwerking van persoonsgegevens. Dat mag, want je hebt de gegevens nodig voor de loonadministratie en de Arbeidstijdenwet, maar je moet het goed inrichten:
- Informeer je team vooraf: welke gegevens leg je vast, waarom, hoe lang bewaar je ze en wie kan ze zien.
- Leg niet meer vast dan nodig. Begin, eind, pauze en klus zijn nodig. Een locatie hoogstens als momentopname bij het klokken, en alleen als je daar een goede reden voor hebt.
- Geen biometrie. Vingerafdruk- of gezichtsherkenning voor tijdregistratie is vrijwel altijd verboden.
- Ondernemingsraad. Een systeem dat geschikt is om aanwezigheid of gedrag te controleren valt onder het instemmingsrecht van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden.
Kies een app waarin de medewerker alleen deelt wat voor jouw zaak is. Werkt iemand ook ergens anders, of houdt hij privé zijn eigen statistieken bij, dan hoort jij dat niet te zien.
Waar let je op bij het kiezen?
| Criterium | Waarom het belangrijk is |
|---|---|
| Koppeling met het rooster | Je ziet meteen het verschil tussen gepland en gewerkt |
| Klokken per klus of afdeling | Kostprijs en facturatie per klus kloppen |
| Correcties met logboek | Voldoet aan objectief en betrouwbaar, voorkomt discussie |
| Signaal bij vergeten uitklokken | Geen diensten van 20 uur in je administratie |
| Werkt offline en op Android én iPhone | Je hele team doet mee |
| Export naar loonadministratie | Geen overtypen |
| Prijs per medewerker | Een klein team moet niet de prijs van een groot bedrijf betalen |
Stempelklok in UrenApp
De stempelklok zit in elk pakket van het UrenApp-werkgeversportaal. Medewerkers klokken in de gratis UrenApp met pauze, wisselen tussen klussen en eigen statussen zoals onderweg of wachten op materiaal. Op de pagina Stempelklok zie je wie nu bezig is, wie nog niet is ingeklokt terwijl de dienst al begon, en welke sessies afwijken. Met de module Locatie bij klokken (€ 6 per maand) leg je een momentopname vast van de plek bij in- en uitklokken en zie je of iemand binnen de straal van de klus was. De eerste medewerker is gratis; zolang de bèta loopt is alles gratis.
Stempelklok-app of prikklok aan de muur?
Een vaste terminal is handig op één locatie met veel mensen tegelijk, zoals een productiehal. Voor teams die onderweg zijn, of als je geen hardware wilt kopen en onderhouden, is een app vrijwel altijd beter. Een eerlijke vergelijking staat in Prikklok of app?.
Veelgestelde vragen
Mag ik de locatie van mijn medewerkers vastleggen bij het inklokken?
Een momentopname van de locatie op het moment van in- en uitklokken kan gerechtvaardigd zijn, bijvoorbeeld om te zien of iemand op de klus is. Continu volgen tijdens de dienst is bijna nooit proportioneel. Leg vooraf uit wat je vastlegt en waarom, en leg het vast in je privacyverklaring.
Mag een prikklok met vingerafdruk?
In principe niet. Een vingerafdruk is een biometrisch gegeven en valt onder het verwerkingsverbod van artikel 9 AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft in 2020 een bedrijf een boete van € 725.000 gegeven voor het scannen van vingerafdrukken voor aanwezigheidsregistratie.
Wat als een medewerker vergeet uit te klokken?
Een goede stempelklok-app signaleert dat. In UrenApp sluit een open sessie na 16 uur automatisch en staat hij als afwijking op de pagina Stempelklok, zodat je hem met één klik kunt corrigeren.
Moeten medewerkers de app op hun privételefoon installeren?
Dat kun je niet afdwingen, maar de meeste medewerkers vinden het prima als de app alleen zichtbaar maakt wat voor het werk nodig is. Bied anders een werktelefoon of tablet op de werkplek aan.
Kost de app geld voor mijn medewerkers?
Bij UrenApp niet. Medewerkers gebruiken de gratis app en hebben geen abonnement nodig om voor hun werkgever te klokken.
Bronnen en wetteksten
- Autoriteit Persoonsgegevens — boete voor vingerafdrukken personeel (2020)
- Wet op de ondernemingsraden, artikel 27 (wetten.overheid.nl)
- Arbeidstijdenwet (wetten.overheid.nl)
Dit artikel is met zorg samengesteld en geeft de stand van zaken op de datum hierboven. Het is geen juridisch of fiscaal advies; check bij twijfel de wettekst, je cao of een adviseur.